海南大学青协：如何用麦客建立完善的志愿者管理体系，简化报名步骤、规范审核通知流程

用麦客设计各类在线志愿者招募表单，灵活应对种类繁多需求复杂的志愿活动

志愿者招募是海南大学青年志愿者协会的重要工作，每年海大青协都会承办上百场志愿活动，不论是面向校内小规模的疫苗接种志愿者活动，还是为国际化论坛提供志愿服务保障，青协都使用麦客来开展最重要的志愿者招募工作：

• 根据不同志愿活动的要求，青协在表单内加入身份证自定义字段来收集志愿者的身份证号码，用于购买参与志愿活动时期的保险；身份证自定义字段的核验模式，将不小心填错该项信息的可能性降低到0，有效避免工作后期因信息填错而加大工作量。
• 通过麦客制作的报名表支持自定义提交成功后的页面显示内容，青协将每项志愿活动的志愿者QQ群二维码都展示在相应的报名表提交后页面，志愿者报名成功后可直接扫码加入群聊，无需人工挨个添加好友，高效搭建志愿者管理群。
• 对于规模较小在校内开展的志愿活动，青协只需要在报名表中提前设置好要收集的报名者数量即可；而针对规模较大的校外志愿活动来说，青协会提前设置好招募的起止时间。无论是哪种方法，都可以实现报名通道自动关闭的效果，确保系统在设定的截止报名节点后不再接收新的报名信息，无需人工关注，轻松搭建招募工作自动化流程。

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多成员协作管理志愿者名单，一键发送通知短信，完善志愿者审核录取流程

得益于麦客简单好用的筛选功能及成员协作功能，青协在后期整理筛选志愿者名单时，不同部门的成员都可以在后台根据岗位需求筛选符合条件的志愿者，并添加相应的处理状态和备注，其他成员登录后可实时查看相关信息，有效提高青协内部的沟通协作效率。

在通知工作上，麦客同样为青协提供助力。使用麦客之前，青协发短信通知都由同学挨个输入手机号，复制文本发送，不仅价格昂贵容易出错，短信送达效果也会因为短信内容的重复和发送频率过高而大打折扣。现在，青协使用麦客短信群发功能，根据不同的通知内容提前编辑好短信文本，加入志愿者姓名变量，只需点击一次发送，就可以群发给所有对应的志愿者手机号，极大地简化了繁杂的通知流程，也提升了志愿者审核通知工作的专业性。

短信通知示例

用麦客建立志愿者电子档案库，自动留存历次志愿活动参与记录，分类分组方便直观

利用麦客系统特有的联系人管理模块，海南大学青协志愿者管理工作也变得更加科学规范。

每位报名招募活动的志愿者，都会经由麦客系统创建对应的电子档案，逐渐积累形成海南大学青协的专属的志愿者电子档案库，方便工作人员随时调取查阅。同时，志愿者的报名次数、参与活动、面试评分、与青协的短信邮件互动历史以及工作人员对志愿者的沟通笔记，都会自动汇总至该志愿者的电子档案，让青协更加全面地掌握每位志愿者的参与情况。

通过使用麦客联系人管理平台的分组和标签等功能，海大青协还会为表现优异的志愿者添加“优秀志愿者”群组标签，青协各部门成员登录系统后台都能实时查看最新的志愿者档案情况，共享所有档案信息。这样一来，在确定活动志愿者名单时，就可以择优录取“优秀志愿者”，无需费时查询历史文件，大大节省了志愿者管理花费的时间精力。